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PROCÉDURE DES LEVÉS SOLLICITES

by OTR TG
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PROCÉDURE DES LEVÉS SOLLICITES
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N° OPERATIONS INTERVENANTS DESCRIPTION DES TÂCHES DUREE DE TRAITEMENT
Total 13 Lignes
1 Réception des dossiers Secrétariat du Cadastre → Réception des dossiers de levé sollicité (copie du reçu de vente ou acte de donation  ou d’héritage, mandat, copie du plan provisoire, copie de la CNI togolaise de l’acquéreur)
→ Transmission des dossiers  au Chef Division du Cadastre		 2-5 mn
2 Vérification des dossiers Chef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers provenant du Secrétariat
→ Vérification des dossiers
→ Transmission des dossiers au Bureau Contrôle et sécurisation foncière		 5-10 mn
3 Contrôle et avis sur les dossiers Bureau contrôle et sécurisation foncière → Réception des dossiers de levé sollicité
→ Contrôle du plan du dossier (se rassurer que la parcelle ne se trouve dans une Réserve Administrative, dans une emprise publique, dans une zone d’équipement…)
→ Si non OK, dossier rejeté
→ Si OK, dossier transmis au Secrétariat du Cadastre		 5-10 mn
4 Transmission des dossiers Secrétariat du Cadastre → Réception des dossiers validés de levés sollicités
→ Transmission au Chef de la Division du Cadastre		 2-5 mn
5 Attribution d’un numéro d’ordre Chef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers provenant du Secrétariat
→ Remise de la fiche de liaison pour paiement
→ Transmission des dossiers au Secrétariat du Cadastre		 2 mn
6 Transmission des dossiers Secrétariat du Cadastre → Réception de dossiers de levés sollicités
→ Transmission des dossiers  au Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires		 2 mn
7 Enregistrement des dossiers Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires → Réception de dossiers de levés sollicités
→ Attribution d’un numéro d’ordre
→ Enregistrement des informations dans un registre (numéro d’ordre, nom et prénom du requérant, le centre, la surface)
→ Réception de la fiche de liaison et la quittance après paiement
→ Transmission des dossiers avec la fiche de liaison et de la quittance au Bureau contrôle et sécurisation foncière		 2-5 mn
8 Exécution des travaux de levé sollicité    Bureau contrôle et sécurisation foncière → Réception des dossiers de levé sollicité provenant du Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires
→ Programmation de la date de visite de terrain
→ Exécution des travaux de levé topographique sur le terrain (cotation et prise de coordonnées GPS)
→ Conception de plans au DAO et tirage des copies de plans (5 plans)
→ Signature du géomètre du Cadastre ayant exécuté les travaux
→ Mise à jour analogique et numérique du plan
→ Transmission des dossiers au Secrétariat du Cadastre		 2-5 jrs
9 Préparation des dossiers pour signature Secrétariat du Cadastre → Réception de dossiers des dossiers de levés sollicités
→ Préparation des dossiers pour signature (disposition des plans en position de signature)
→ Transmission des dossiers  au Chef Division du Cadastre		 2-5 mn
10 Homologation des dossiers Chef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers provenant du Secrétariat
→ Vérification des dossiers
→ Homologation des dossiers
→ Transmission des dossiers au Secrétariat du Cadastre		 5-10 mn
11 Cachetage des dossiers Secrétariat du Cadastre → Réception de dossiers des dossiers de levés sollicités homologués
→ Pose du sceau du service sur chaque copie de plan des dossiers homologués (cachet, date de signature)
→ Pose du sceau nominal du signataire
→ Envoi des dossiers signés au Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires		 2-5 mn
12 Dépouillage et retrait des dossiers   Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires → Réception des dossiers de levés sollicités homologués
→ Dépouillement des dossiers (retrait de la 5ème copie, du reçu de vente, du mandat pour archivage)
→ Présentation du requérant pour  retrait avec la souche de la quittance
→ Emargement du requérant dans le registre (nom, prénoms, date de retrait, numéro de téléphone et signature)
→ Transmission des archives des levés sollicités au Salle des archives du Cadastre		 5-10 mn
13 Archivage des levés sollicités Salle des archives du Cadastre → Réception des archives numérisées provenant de la Salle Informatique
→ Classification des archives par ordre numérique et par année dans les étagères		 5-15 mn

NB : Mise à jour de Novemebre 2018, Les durées de traitement sont estimées par dossier.

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Fait à Lomé, le 30 Novembre 2018
Le Commissaire des Impôts
Esso-wavana ADOYI