PROCEDURE DES PLANS PARCELLAIRES (3 TAMPONS)

by OTR TG
Hits: 10467

PROCEDURE DES PLANS PARCELLAIRES (3 TAMPONS)
----

N° OPERATIONS INTERVENANTS DESCRIPTION DES TÂCHES DUREE DE TRAITEMENT
Total 13 Lignes
1 Dépôt des dossiers de plans parcellaires Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires → Réception du dossier  chez le requérant (5 plans parcellaires, reçu d’achat, mandat, dossiers techniques)
→ Attribution d’un numéro d’ordre au dossier
→ Facturation du dossier sur une fiche de liaison (montant plus rappel du numéro d’ordre)
→ Réception  de la fiche de liaison et de la quittance de la caisse chez le requérant
→ Ajout de la fiche de liaison et de la quittance au dossier
→ Numéro d’ordre et date de dépôt portés sur les 5 plans parcellaires du dossier
→ Enregistrement des informations du dossier dans le registre (Numéro d’ordre, le nom du cabinet agréé, nom du concessionnaire, le centre, le lieu-dit, la surface, le numéro  de la quittance et le montant payé)
→ Transmission des dossiers à la Salle Informatique.		 5-15 mn
2 Saisie des informations dans l’application « CADASTRO » Services Informatiques (Salle Informatique) → Réception des dossiers provenant du Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires
→ Dispatching des dossiers aux opératrices de saisie
→ Saisie des informations des dossiers dans le logiciel « CADASTRO » (Date de dépôt, numéro d’ordre, nom du cabinet du géomètre agréé, nom du cédant, nom du concessionnaire, centre, lieu-dit, le numéro du titre morcelé, la surface, le(s) numéro(s) de(s) lot(s), le type de dossier (urbain, semi-urbain, rural), l’arrêté d’approbation, la date de l’arrêté d’approbation, le DUDE, le numéro de quittance et le montant)
→ Transmission des dossiers saisis au chef section informatique via un bordereau généré par « CADASTRO », et porté sur la chemise de chaque dossier
→ Réception des dossiers par le chef section par le biais du bordereau
→ Dispatching des dossiers dans le compte des agents de contrôle technique
→ Transmission des dossiers aux  agents de contrôle technique avec  bordereau généré par « CADASTRO »		 5-10 mn
3 Contrôle technique des dossiers Bureau de contrôle technique → Réception des dossiers à vérifier via le bordereau
→ Contrôle technique des dossiers (conformité du reçu d’achat par rapport au plan, conformité du mandat par rapport au reçu et au plan, vérification des dossiers techniques, vérification de l’exactitude de la surface avec les coordonnées GPS
→ Dossiers validé ou rejeté
→ Transmission des dossiers au Bureau contrôle et sécurisation foncière		 5-20 mn
4 Mises à jour des plans cadastraux pour la sécurisation des dossiers Bureau contrôle et sécurisation foncière → Réception des dossiers en provenance du Bureau de contrôle technique
→ Tri des dossiers (validés, rejetés, ruraux et urbains)
→ Vérification et traitement des dossiers ruraux : s’assurer que la parcelle n’est pas dans une zone d’extrait, une zone inondable, une zone d’équipement, une forêt classée (dossiers validés ou rejetés)
→ Vérification et mises à jour (numérique ou analogique) des dossiers urbains : identification de la zone, recherche de la planche et l’emplacement de l’immeuble, inscription du numéro d’ordre du dossier sur la planche (dossiers validés ou rejetés)
→ Paraphe et nom de l’agent ayant étudié le dossier sur la chemise
→ Paraphe des 5 plans parcellaires de tous les dossiers validés par le chef de la section
→ Mention de visa favorable sur la chemise de chaque dossier validé
→ Mention du motif du rejet sur la chemise de chaque dossier rejeté
→ Transmission des dossiers validés au secrétariat du Chef de la Direction du Cadastre
→ Transmission des dossiers rejetés à la Salle Informatique		 5-20 mn
5 Préparation des dossiers pour signature    Secrétariat de la Division du Cadastre → Réception des dossiers validés en provenance du Bureau contrôle et sécurisation foncière
→ Disposition des copies de plans en position de signature
→ Transmission des dossiers préparés au Chef de la Division du Cadastre pour signature		 2-5 mn
6 Homologation des dossiers Bureau du Chef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers à homologuer
→ Vérification rapide des pièces du dossier
→ Homologation ou rejet du dossier
→ Envoi des dossiers (homologués et rejetés) au secrétariat		 5-10 mn
7 Cachetage des dossiers Secrétariat de la Division du Cadastre → Réception des dossiers provenant du Chef de la Division du Cadastre
→ Tri des dossiers (signés, rejetés)
→ Pose du sceau du service sur chaque copie de plan des dossiers homologués (cachet, date de signature, cachet rouge avec la mention « Valable exclusivement pour cas d’occupation légale constatée »)
→ Pose du sceau nominal du signataire
→ Envoi des dossiers signés au Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires
→ Envoi des dossiers rejetés à la Salle Informatique		 2-5 mn
8 Dépouillement des dossiers signés Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires → Réception des dossiers signés en provenance du secrétariat
→ Dépouillement  des dossiers (retrait du reçu d’achat, du mandat, de la fiche de liaison, de la quittance et de la 5ème copie du plan non signé pour archive)
→ Report de la date signature dans le registre
→ Classement des dossiers dans les cartables selon le géomètre agréé
→ Retrait du dossier signé par le requérant sur présentation de la souche de la quittance
→ Emargement du requérant dans le registre (nom, prénoms, date de retrait, numéro de téléphone et signature)
→ Validation des archives dans l’application « CADASTRO »
→ Envoi des archives à la Salle des archives Du Cadastre		 10-20 mn
9 Classification des archives des plans parcellaires Bureau des archives du Cadastre → Réception des archives des plans parcellaires en provenance du Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires
→ Classement des archives suivant le numéro d’ordre et l’année
→ Envoi des archives à la Salle Informatique pour scannage		 5-10 mn
10 Traitement des dossiers rejetés Services Informatiques (Salle Informatique) → Réception des dossiers rejetés en provenances du Bureau contrôle et sécurisation foncière
→ Réception des dossiers rejetés en provenance du Secrétariat de la Direction du Cadastre
→ Saisie des motifs de rejet dans l’application « CADASTRO »
→ Envoi des dossiers rejetés traités au Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires		 2-5 mn
11 Numérisation des archives dans l’application « CADASCAN » Services Informatiques (Salle Informatique) → Réception des archives des plans parcellaires en provenance du Bureau des archives du Cadastre
→ Dispatching des archives dans le compte des opératrices de saisie par le chef de la section
→ Envoi des archives aux opératrices de saisie par bordereau généré par « CADASCAN »
→ Réception des archives via bordereau par les opératrices de saisie
→ Rappel du numéro d’ordre et de toutes les informations précédemment saisies du dossier et numérisation de l’archive liée à ce numéro
→ Numérisation de toutes les pièces constitutives des archives (la 5è copie du plan, le reçu d’achat, le mandat, les jugements…)
→ Envoi des archives numérisées au Bureau des archives du Cadastre		 10-20 mn
12 Mise à jour du registre    Bureau dépôt, facturation et retrait des plans parcellaires → Réception des dossiers rejetés
→ Mention « REJET » mise dans le registre
→ Retrait du dossier rejeté par le requérant sur présentation de la souche de la quittance
→ Emargement du requérant dans le registre (nom, prénoms, date de retrait, numéro de téléphone et signature)		 5-10 mn
13 Archivage des documents scannés    Bureau des archives du Cadastre
 → Réception des archives numérisées provenant de la Salle Informatique
→ Classification des archives par ordre numérique et par année dans les étagères		 5-15 mn

NB : Mise à jour de Novemebre 2018, Les durées de traitement sont estimées par dossier.

TELECHARGER LE MANUEL DES PROCEDURES COMPLET

Fait à Lomé, le 30 Novembre 2018
Le Commissaire des Impôts
Esso-wavana ADOYI