PROCÉDURE DES RÉQUISITIONS ET MORCELLEMENTS

by OTR TG
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PROCÉDURE DES RÉQUISITIONS ET MORCELLEMENTS
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N° OPERATIONS INTERVENANTS DESCRIPTION DES TÂCHES DUREE DE TRAITEMENT
Total 21 Lignes
1 Enregistrement des dossiers de réquisitions d’immatriculation, de morcellements et de duplicata Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellementChef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers de réquisitions en provenance du Bureau traitement et affichage de la Conservation Foncière (copie originale de plan parcellaire, reçu d’achat ou contrat de vente, photocopie de la CNI de l’acquéreur, acte notarié ou certificat administratif ou confirmation de vente + certificat de non opposition ni appel, fiche de réquisition, le placard, l’extrait du J.O, les accusés de réception, notifications)
→ Réception des dossiers de morcellement (Idem que pour les réquisitions) et de dossiers de duplicata (Idem que pour les réquisitions + l’original du titre à muter) en provenance du Bureau des statistiques de la Conservation Foncière
→ Enregistrement d’informations dans le registre de réquisition (numéro de réquisition, date arrivée, nom et prénoms du requérant, situation géographique de l’immeuble,)
→ Enregistrement d’informations dans le registre de morcellement (attribution de numéro de morcellement, date arrivée, nom et prénoms du requérant, situation géographique de l’immeuble, numéro du titre foncier global)
→ Saisie des informations (numéro de réquisition, date arrivée, nom et prénoms du requérant, situation géographique de l’immeuble) dans l’application « CADASTRO »		 5-10 mn
2 Facturation des dossiers de réquisitions d’immatriculation et de morcellements → Facturation des frais de bornage contradictoire de tous les dossiers reçus sur une fiche de liaison (rappel du numéro, nom et prénoms du requérant, montant à payer)
→ Appel téléphonique du requérant l’invitant à passer payer les frais
→ Réception du requérant et remise de la fiche de liaison pour paiement des frais
→ Réception de la fiche de liaison et de la souche de la quittance de la caisse
→ Insertion de la fiche de liaison et de la souche de la quittance dans le dossier
→ Mise à jour des dossiers dans le registre et dans « CADASTRO »
→ Transmission des dossiers au bureau du Chef de la Division du Cadastre		 5-10 mn
3 Vérification des dossiers Bureau du Chef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers provenant du Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement
→ Vérification de l’exactitude du montant facturé de la fiche de liaison par rapport au plan
→ Transmission des dossiers pour programmation au Bureau du Chef  section bornage contradictoire dessin et reproduction		 5-10 mn
4 Programmation des dossiers Bureau du Chef  section bornage contradictoire dessin et reproduction → Réception des dossiers provenant du Bureau du Chef de la Division du Cadastre
→ Programmation des dossiers selon les zones et la surface dans un fichier Excel (saisie de la date de bornage, du nom et prénom(s) du requérant, du lieu, du nom du géomètre du Cadastre devant effectuer le bornage)
→ Report de la date de programmation du bornage contradictoire sur la chemise de chaque dossier
→ Transmission des dossiers programmés au Bureau traitement et affichage de la Conservation Foncière
→ Impression et affichage des fiches de programmation		 5-10 mn
5 Retour des dossiers avec accusés de réception Bureau du Chef  section bornage contradictoire dessin et reproduction → Réception des dossiers provenant du Bureau traitement et affichage de la Conservation Foncière
→ Affectation des dossiers aux différentes équipes de bornage contradictoire		 2-5 mn
6 Travaux de bornage contradictoire Bureau des équipes de bornage contradictoire → Réception des dossiers provenant du Bureau du Chef  section bornage contradictoire dessin et reproduction
→ Appel  du requérant pour lui rappeler  la date fixée du bornage contradictoire
→ Déplacement sur le terrain le jour du bornage (bornage effectué ou bornage nul)
→ Travaux de bornage (contrôle de la présence effective de toutes les parties convoquées, contrôle de la parcelle indiquée par le requérant, levé topographique au GPS, à la Station Totale)
→ Rédaction partielle et signature du PV par le requérant et le géomètre du Cadastre
→ Retour au bureau pour les travaux de calcul
→ Transmission des dossiers de bornage nul au Chef section bornage contradictoire dessin et reproduction
→ Transmission des dossiers de bornages effectués + les calculs  au Bureau dessin et reproduction		 1-5 jrs
7 Reproduction des plans Bureau dessin et reproduction → Réception des dossiers provenant des chefs d’équipes de bornage contradictoire
→ Saisie des informations (numéro de réquisition, date arrivée, nom du géomètre dessinateur) des dossiers dans un fichier Excel
→ Dispatching des dossiers dans le compte de chaque agent dessinateur
→ Réception des dossiers par les agents dessinateurs
→ Travaux de dessin du plan par DAO (Auto CAD)
→ Travaux d’impression des calques
→ Contrôle des calques
→ Transmission des dossiers avec calque aux chefs des équipes de bornage		 1-4 hrs
8 Signature de calques et PV    Bureau des équipes de bornage contradictoire → Réception des dossiers provenant du bureau dessin et reproduction
→ Vérification de calques (validés ou rejetés)
→ Signature des calques validés
→ Rédaction complète du PV
→ Transmission des dossiers validés et rejetés au Bureau dessin et reproduction		 1-3 hrs
9 Tirage de copie de plan Bureau dessin et reproduction → Réception des dossiers validés et mise à jour du fichier excelle avec la date d’arrivée
→ Réception des dossiers rejetés et retransmis à l’agent dessinateur pour correction
→ Travaux de tirage des copies de plans de titre foncier
→ Collage d’un de plan dans la copie du titre foncier
→ Contrôle de la signature des calques
→ Mise à jour du fichier Excel
→ Transmission des dossiers au Chef section bornage contradictoire dessin et reproduction		 10-20 mn
10 Réception des dossiers après tirage Bureau du Chef  section bornage contradictoire dessin et reproduction → Réception  des dossiers
→ Mise à jour du registre (date arrivée)
→ Transmission des dossiers au Bureau contrôle et sécurisation foncière		 5-10 mn
11 Mises à jour des plans cadastraux (analogiques ou numériques) Bureau contrôle et sécurisation foncière → Réception des dossiers provenant du Bureau du Chef  section bornage contradictoire dessin et reproduction
→ Tri des dossiers (ruraux et urbains)
→ Travaux de mise à jour (numérique) pour la sécurisation des dossiers ruraux dans le fichier cadastral géoréférencé : saisir des coordonnées GPS, contrôler la surface, s’assurer de la non redondance ou du non empiètement de la parcelle, s’assurer que la parcelle n’est pas dans une zone approuvée et bénéficie d’une topographie indiquée (zone non inondable), s’assurer que la parcelle n’est pas dans une forêt classée ou dans une emprise publique… (Dossier validé ou rejeté)
→ Paraphe de l’agent ayant traité le dossier
→ Travaux de mises à jour (numérique et analogique) pour la sécurisation des dossiers urbains : identification de la zone, recherche de la planche et de l’emplacement de l’immeuble, vérification de la mise à jour du plan déposé, inscription du numéro de réquisition sur la planche (Dossier validé ou rejeté)
→ Paraphe de l’agent ayant traité le dossier
→ Mise à jour du registre de transmission
→ Paraphe du chef de la section
→ Transmission des dossiers validés et rejetés  au Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement		 5-45 mn
12 Préparation des dossiers pour homologation Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement → Réception des dossiers validés et rejetés  provenant du Bureau contrôle technique et sécurisation foncière
→ Préparation des dossiers validés (classement des documents suivant un ordre donné)
→ Mise à jour des dossiers dans le registre et dans « CADASTRO »
→ Transmission des dossiers préparés au Bureau du Chef de la Division du Cadastre pour homologation		 5-10 mn
13 Homologation des dossiers Bureau du Chef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers provenant du au Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement
→ Vérification des dossiers (relecture des PV, dossier validé ou rejeté)
→ Homologation des dossiers validés
→ Transmission des dossiers (validés et rejetés) au Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement		 5-10 mn
14 Traitement et transmission des dossiers Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement → Réception des dossiers validés et rejetés  provenant du Bureau du Chef de la Division du Cadastre
→ Réception des dossiers de bornage nul provenant du chef section bornage contradictoire dessin et reproduction
→ Cachet du sceau du service et date de signature des dossiers validés
→ Préparation des cartons de réquisitions et morcellements (rappel de numéro de réquisition ou de morcellement, nom et prénoms du cédant, nom et prénoms du concessionnaire, situation géographique, insertion des dossiers techniques : calque, PV carboné, calculs)
→ Transmission par bordereau des dossiers homologués au Bureau du Chef de la Division de la Conservation Foncière
→ Transmission des dossiers rejetés au Bureau dessin et reproduction et aux Chefs d’équipe de bornage pour correction
→ Transmission des dossiers rejetés (pour motif de : Réserve administrative, Zone d’Equipement, Zone Marécageuse, Oppositions) au Bureau traitement et affichage de la Conservation Foncière
→ Transmission des dossiers de bornage nul au Bureau traitement et affichage de la Conservation Foncière
→ Mise en instance des dossiers rejetés avec pour motif (Zone d’extrait, Double emploi)
→ Mise à jour des dossiers dans le registre et dans « CADASTRO »
→ Transmission des chemises canson de réquisitions et morcellement au Bureau des archives du Cadastre		 15-30 mn
15 Archivage Bureau des archives du Cadastre → Réception des cartons de réquisitions et morcellement au Bureau des archives du Cadastre
→ Enregistrement des dossiers dans le registre (numéro de réquisition, nom et prénoms du requérant, le centre et la surface)
→ Classement des dossiers dans la rangée des réquisitions par ordre croissant du numéro de réquisition
→ Réception des copies de titre provenant du Bureau des archives de la Conservation foncière
→ Insertion de la copie dans le carton de réquisition
→ Inscription du numéro de titre foncier sur le carton de réquisition et sur chaque pièce contenue dans le carton
→ Mise à jour du registre de réquisition en complétant le numéro de titre, la date de signature du Chef Division du Cadastre et celle du Conservateur
→ Enregistrement des informations (nom et prénom du requérant, numéro de réquisition, le numéro du titre, le centre, la surface) dans le registre de titre foncier
→ Classement des dossiers dans la rangée des titres fonciers toujours par ordre croissant		 10-20 mn
16 Traitement des dossiers de l’intérieur Secrétariat du Cadastre → Réception des dossiers de réquisitions et de morcellements de l’intérieur (Savanes, Kara, Centrale et Plateaux) en provenance du Bureau du Chef de la Division du Cadastre
→ Transmission des dossiers au Chef de la Division du Cadastre		 1-5 mn
17 Chef de la Division du Cadastre → Réception des dossiers provenant du Secrétariat
→ Contrôle rapide des dossiers (dossier validé ou rejeté)
→ Transmission des dossiers au Secrétariat		 10-20 mn
18 Secrétariat du Cadastre → Réception des dossiers
→ Transmission des dossiers au Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement		 1-5 mn
19 Bureau facturation, traitement et suivi des dossiers de réquisition et de morcellement → Réception des dossiers validés et rejetés  provenant du Secrétariat du Cadastre
→ Enregistrement des dossiers dans le registre (numéro de réquisition, nom et prénoms du requérant, le centre et la surface)
→ Transmission des dossiers validés dont le tirage est fait depuis l’intérieur au Chef section contrôle et sécurisation foncière
→ Transmission des dossiers validés dont le tirage n’est fait au Bureau dessin et reproduction
→ Transmission par bordereau des dossiers rejetés aux services du Cadastre de l’intérieur à l’intérieur du pays		 15-30 mn
20 Chef section contrôle et sécurisation foncière → Réception des dossiers
→ Le reste de la procédure est idem à celui des autres dossiers de Lomé		 5-45 mn
21 Chef section bornage contradictoire, dessin et reproduction → Réception des dossiers
→ Le reste de la procédure est idem à celui des autres dossiers de Lomé		 1-4 hrs

NB : Mise à jour de Novemebre 2018, Les durées de traitement sont estimées par dossier.

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Fait à Lomé, le 30 Novembre 2018
Le Commissaire des Impôts
Esso-wavana ADOYI